残業の減らし方

データ整理や書類作成、定期チェックなど、毎週・毎月といったスパンで処理するルーティン作業。ビジネスをやっていれば誰でもひとつやふたつはそんなタスクをお持ちだと思いますが、その実施スパンが適切であるかどうかについて、考えてみたことはありますか？「一般的に月イチでやるものだからその通りに月イチでやっている」「特に深い理由はないけどなんとなく週イチでやっている」というケースがほとんどではないでしょうか。

そんな、なんとなくでやっているルーティン作業ですが、このスパンを見直すことによって作業の効率化やミスの軽減につながるということもあると思います。例えば、毎週やっていた作業を月初にまとめてやることによって、そのタスクにかかる総作業時間を短縮できて仕事にゆとりが生まれる。あるいは逆に、今まで月イチの長いスパンでやっていて対応が遅くなっていた仕事を隔週にすることにより、柔軟に対応できるようになるということもありそうですね。

ルーティン作業はいわば“習慣化”されてしまった仕事。そのやり方に疑問を持つこともなくなんとなくこなしていることが多いものですが、ぜひ意識してみてください。 （執筆：鈴木 秀明）

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